ユーザー数無制限で月額5万円から。面倒な電子化作業や台帳作成もサポート
寺田倉庫は12月20日、紙と電子のデータを一元管理できる新たな文書管理システム「CLOUD CABINET（クラウドキャビネット）」の提供を同日開始したと発表した。
ユーザー数無制限で月額5万円から利用が可能。オフィス内の紙文書と電子データを一括で保管・管理できる上、各電子契約システムと連動することで、シームレスな電子契約の管理も可能。
電子帳簿保存法の改正に伴い新たに標準化する電子文書も、既存の紙文書も1つのシステム上で取り扱うことで、DX化を促進し、煩雑化する書類管理をサポートしたい考え。
ユーザーは検索・出し入れ・廃棄などを1つのシステム上でできるほか、ファイルごとの権限貸与や閲覧ログの管理も可能。電子契約サービスなどの複数ベンダー・外部委託サービスと連携することで、サービスを横断した一元管理を提供する。
現状の文書管理に課題があり管理を根本的に改善したいというニーズに対応。文書のスキャン、ファイル名の付与、Excelでの一覧ファイル納品までを含めた契約書管理台帳作成のサポートができるよう配慮している。CLOUD CABINETの登録に必要なバーコードの貼付やファイリング作業も行う。
書類を1箱（段ボール）単位でなく、1件（クリアファイル）単位で預かり、管理。 業務に合わせた1件という管理単位を持つことで、システムでの検索性が高まり、廃棄期限を迎えた書類を適切に廃棄できると見込む。
書面の閲覧が必要な際に、必要な書類だけを最短3時間で電子化し情報を確認することが可能なため、効率の良い電子化を実現する。
月額基本料金にはキャビネット1台分の保管料が含まれている。各種電子契約サービスとのAPI連携にはオプション費用が発生する。
（藤原秀行）※いずれも寺田倉庫提供
